Fügen Sie zunächst die Dateien zur Liste hinzu, deren Dateinamen Sie kürzen möchten. Sie sollten dafür nicht den Ordner- Auswahldialog benutzen "Hinzufügen --> Ordner", sondern den bzw. die Elternordner der problemverursachenden Dateien per Drag & Drop auf die Programmoberfläche hinzufügen. Als einzulesenden Typ legen Sie bei Nachfrage fest: "Ordner" und "Dateien" sowie "Unterordner einbeziehen".
Die von Windows vollständig unterstützte maximale Zeichenanzahl von 260 Zeichen bezieht sich auf den gesamten Pfad (Laufwerksbuchstabe:\Ordner 1\Ordner 2\...\Dateiname.Endung) und nicht nur auf den Namen, daher ist es wichtig, sämtliche Elternordner mit sehr langen Namen hinzuzufügen. Alternativ lassen sich auch erst die Ordnernamen kürzen und anschließend die Dateinamen. Dies ist insbesondere dann zu empfehlen, wenn die zu bearbeitende Ordnerstruktur sehr umfangreich ist. Als einzulesenden Typ legen Sie in diesem Fall bei Nachfrage fest: "Ordner" sowie "Unterordner einbeziehen".
Zur besseren Übersichtlichkeit des aktuellen und neuen Status der Namenslänge ist es hilfreich, zusätzlich die folgenden Spalten in der Vorschauliste anzuzeigen:
Klicken Sie dazu auf das Menü "Liste" und wählen Sie den Menüeintrag "Spalten anpassen...".
Rename Expert ermöglicht es, Dateien zu filtern, um gezielt nur die Dateien zu bearbeiten, die zu viele Zeichen im Dateinamen enthalten. Legen Sie, wie in der Abbildung gezeigt, die Anzahl der maximal erlaubten Zeichen im Pfad oder Dateinamen fest und das Programm zeigt nur noch die das Filterkriterium treffende Dateien in der Liste an.
Normalerweise sollten Ordner jedoch nicht herausgefiltert werden, da sie einen großen Teil zur Pfadlänge beitragen. Wenn beispielsweise die Namen der Ordner 80-90 Prozent der Pfadlänge ausmachen, sollte dort zur Reduzierung der Pfadlänge angesetzt werden. Das Tool zum Kürzen der Pfadlänge funktioniert auch in den meisten Fällen nur dann optimal, wenn Dateien inklusiver der Elternordner mehrerer (bzw. möglichst aller) Ebenen hinzugefügt wurden.
Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem "Plus"-Symbol, um die Aktion "Weitere --> Namen kürzen" zur Aktionsliste hinzuzufügen.
Im Bild ist die Standardkonfiguration der Aktion zu sehen. Ordner- und Dateinamen werden auf 64 Zeichen begrenzt. Diese Einstellung ist optional und kann beliebig verändert werden. Durch die Option "Kürze Dateinamen individuell zum Erreichen einer Pfadlänge von x Zeichen" werden alle Dateinamen in Abhängigkeit von der Gesamtlänge des Pfades auf die eingestellte Zeichenanzahl begrenzt. Dadurch können Dateien aus Ordnern mit weniger Zeichen im Namen einen längeren Namen beibehalten. Weiterhin lässt sich die Mindestlänge der neuen Dateinamen einstellen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem "Plus"-Symbol, um die Aktion "Entfernen" zur Aktionsliste hinzuzufügen.
Der nächste Schritt ist das Festlegen der Anzahl der maximal erlaubten Zeichen im Dateinamen. Die in der Abbildung gezeigte Einstellung kürzt alle Dateinamen auf 32 Zeichen. Dateinamen, welche diese Länge unterschreiten, bleiben unverändert.
Wählen Sie dafür die Umbenennfunktion "Entferne --> einen Bereich --> definiert durch Zeichentyp" und nehmen Sie die in der Abbildung gezeigten Einstellungen vor. Dadurch werden in diesem Fall die Dateinamen auf eine Länge von maximal drei Wörtern oder Zifferngruppen begrenzt.
Nach dem Abschneiden von Zeichen ist es sehr wahrscheinlich, dass es zumindest einige Namen gibt, die doppelt vorkommen würden. Die entsprechenden Einträge erhalten eine rote Schriftfarbe und können über die Schaltfläche "Konflikte" in der unteren Statusleiste eingesehen werden. Fügen Sie zum Auflösen dieser Konflikte am besten die Aktion "Einfügen" hinzu und wählen Sie dort die bedingte Nummerierung. Damit erhalten alle Ordner und Dateien mit Namenskollisionen (innerhalb eines Ordners) eine fortlaufende Nummerierung.
In der Vorschauliste wird eine Vorschau der neuen Namen der Dateien in Echtzeit angezeigt. Eventuelle Konflikte wie beispielsweise durch das Kürzen bedingte doppelte Dateinamen werden in roter Schriftfarbe hervorgehoben und können beispielsweise durch das zusätzliche Einfügen einer bedingten Nummerierung am Ende des Dateinamens gelöst werden. Bei Anwendung der bedingten Nummerierung wird automatisch eine Nummer an der gewünschten Stelle eingefügt, sofern der Name bereits vergeben ist bzw. falls eine Datei mit dem Namen bereits existiert.
Der "Aufgaben-Dialog" wird durch einen Klick auf die Schaltfläche "Übernehmen..." aufgerufen. In diesem werden die zum Umbenennen vorgesehenen Dateien aufgelistet und der Umbenennvorgang kann mit einem Klick auf die Schaltfläche "Start" durchgeführt werden.